Corresponde a cinco palabras japonesas que constituyen el
"housekeeping" de la fábrica, la oficina o la casa y todas las
palabras tienen como letra inicial la
"S"; estas son:
Seiri (Clasificar): Verificar los elementos verdaderamente necesarios
y los verdaderamente innecesarios en el trabajo y eliminar los últimos. Se
incluyen por ejemplo: herramientas, maquinaria, productos con defectos, papeles
y documentos que no aportan nada y en general todo tipo de articulo, que se
encuentre molestando y que satisface el dicho "lo voy a guardar por si
acaso".
El objetivo básico es mantener sólo lo necesario, ordenando y
separando por categorías, clases, tipos, tamaños, rotación, etc. Entre las
acciones a realizar destacan: la revisión del área de trabajo, separar lo que
sirve de lo que no sirve, separar lo necesario de lo innecesario determinar un
lugar donde poner temporalmente lo que no necesito pero puede servir a alguien
, decidir que se hará con las cosas, arreglar o componer los pequeños
desperfectos.
Seiton (Organizar): Las cosas deben mantenerse en orden de manera que
estén listas para ser utilizadas cuando se necesiten. Cada artículo debe tener
una ubicación, un nombre y un volumen (cantidad) designado (especificado claramente). El
objetivo básico es mantener el orden de las cosas. "Cada cosa en su
lugar".
Entre las acciones a realizar destacan: definición de un nombre para
cada clase de artículos, determinar una ubicación para cada cosa, decidir donde
guardar las cosas, en razón de la frecuencia de uso y requerimientos de
seguridad, calidad y eficiencia, definición de sistemas que todos entiendan,
definición de las formas para acomodar las cosas tomando en cuenta su localización,
sacar y devolver a su lugar de origen, detección de faltantes, reposición, etc.
Los beneficios esperados se relacionan con la disminución de los tiempos de
búsqueda, prevención de faltantes, mayor seguridad , minimización de los
errores , velocidad en las respuestas y rapidez en las mejoras.
Seiso (Limpieza): Mantener limpio todo el lugar de trabajo. Entre las
acciones a realizar se incluyen: limpieza de todo lo que se use, aseo después
de cada uso, limpieza de cualquier mancha o suciedad de las máquinas,
herramientas, instrumentos, computadoras, aparatos, pizarrones, baños, etc.,
antes y después de cada uso y verificar su funcionalidad, si durante el proceso
de limpieza encuentra cualquier desorden, o desarrollo anormal, o condiciones
indeseables, identifique las causas principales y establezca acciones
preventivas recurrentes, establecer un programa de limpieza, lleve una bitácora
de registro de actividades, ordenar y limpiar como se quiere encontrar al día
siguiente. Tirar y separar desperdicios tales como envases, papeles, retirar lo
innecesario del puesto de trabajo para facilitar la limpieza general, colocar
cada cosa en su sitio, utilizar los sitios y recipientes indicados para tirar
los desperdicios, envases, colillas, etc., recoger y colocar en su lugar las
cosas tiradas.
Entre los beneficios se encuentra el evitar accidentes, disminución de
reparaciones costosas, tomar acciones correctivas inmediatas, un lugar
impecable de trabajo, mejorar el clima laboral, mejorar la calidad.
Seishoo Seido (Coordinar y estandarizar): Trabajar en equipo y lograr
la unificación a través de normas. Se logra mediante la participación de todos
en las acciones para mejorar la satisfacción de clientes internos y externos
Dentro de las acciones necesarias se destacan: congruencia entre el
pensar, decir y actuar, vincular a todo el personal en las tareas de
mejoramiento, constancia, coordinar los esfuerzos, comunicar metodologías,
lograr el compromiso, etc.
Shitsuke (Disciplina y Autodisciplina): Formar él hábito de comprometerse
en las 5´s mediante el establecimiento de estándares y seguir los
procedimientos en el lugar de trabajo.
Dentro de la metodología de las 5´s ,el concepto de disciplina,
autodisciplina y autocontrol, se refiere al hecho de que cada empleado mantenga
como hábito y costumbre normal, la puesta en práctica de los procedimientos
correctos.
Entre las acciones a realizar se cuentan: procedimientos estándares de
trabajo., entendimiento de los estándares, comprensión total y adquisición del
hábito., aprender haciendo, predicar con el ejemplo, disciplinarse para
respetar y seguir las normas, compromiso con los objetivos, espíritu de equipo,
facilitar las condiciones para que cada empleado ponga en práctica lo
aprendido, corrección porque no se hace así.
Fuente: Universidad nacional